مدیریت هزینه ها و برنامه ریزی دقیق برای بودجه بندی ، همواره یکی از چالش های مدیریتی در اغلب کسب و کارهاست. کاهش هزینه های تولید و فروش در صنعت فولاد به شدت نیازمند مدیریت است. بدلیل بزرگی و وسعت عملیات صنعت فولاد ، یکی از صنایع پرهزینه است و لزوم توجه به بحث مدیریت هزینه ها در مقاطع زمانی مختلف ، از مرحله راه اندازی گرفته تا زمان بهره برداری ، از اهمیت بالایی برخوردار است .
مدیریت هزینه ها در صنایع فولادی از جمله موارد مهمی است که بطور مستقیم بر قیمت نهایی محصولات تاثیر گذاشته،به طوریکه اتخاذ راه کارهای مناسب برای بهینه سازی هزینه ها،منجر به افزایش توان رقابتی از طریق کاهش بهای تمام شده خواهد شد.در همین خصوص مصاحبه ایی با رسول دانیال زاده مدیر بزرگترین گروه تولیدی محصولات فولادی در بخش خصوصی کشور بعمل آمد.
سوال: اهمیت مدیریت هزینه چیست؟
رسول دانیال زاده : یکی از اهداف اصلی هر فعّالیت اقتصادی سودآوریست . هر گونه اقدامی برای افزایش درآمدها یا کاهش هزینه ها منجر به سودآوری بیشتر در یک بنگاه اقتصادی میشود . البته امکان استفاده از منابع اعتباری هم به این هدف کمک خواهد نمود . این دو مولفه ی درآمد و هزینه، ارتباط مستقیم با هم دارند . بدین معنا که در یک فعالیّت اقتصادی باید هزینه کنید تا به درآمد برسید . نکته اینجاست که لزوماً با هزینه ی کم به درآمد بالا نخواهید رسید بلکه ؛ حداکثر درآمد زمانی حاصل میشود که بهینه ترین شیوه های هزینه ایی را انتخاب کنید . بنابراین لزوم مدیریت دقیق بر هزینه ها ، از اهمیت بالایی برخوردار است.
سوال: پیش نیاز مدیریت هزینه ها چیست؟
رسول دانیال زاده : یکی از الزامات اولیه برای مدیریت بر هزینه ها ، شناخت کافی از مراکز و سرفصل های هزینه ای ست. برای این امر هم لازم است قبل از راه اندازی هر کسب و کاری ، با درک درست از همه جوانبِ کار،نسبت طراحی یک ساختار هزینه ی بهینه اقدام نمود . شایان ذکر است سرفصل های هزینه ایی هر کسب و کاری مختص بخود ست ولی در برخی موارد ، اغلب کسب و کارها ، اشتراکاتی نیز در عناوین هزینه ایی با هم دارند.
سوال: در راه اندازی طرحهای فولادی،توجه به چه نکاتی منجر به بهینه سازی هزینه های اولیه میشود؟
رسول دانیال زاده : همانطور که میدانید صنعت فولاد ، صنعتی گران است . راه اندازی یک مجموعه فولادی نیازمند سرمایه گذاریهای کلان می باشد که راهبری و بهره برداری پیوسته از آن هم ، همواره با صرف هزینه های زیادی توأم است. بنابراین ، عدم دقّت به یکسری از فاکتور ها و البته نحوه هزینه کرد ، ممکن است مدیریت بر منابع مالی را با چالشهای جدّی مواجه کند و حتی در دراز مدت ، ادامه فعالیت را غیراقتصادی نموده و موجب خسارات سنگین گردد .
لحاظ نمودن این فاکتورها از همان ابتدای تاسیس ، نه تنها باعث توجیه پذیری سرمایه گذاری میشود بلکه موجب بیشترین تاثیرگذاری در کاهش هزینه ها نیز خواهد شد .یکی از این فاکتورها مطالعات اولیه طرح است . در مطالعات اولیه بحث مکان یابی مناسب برای استقرار کارخانه از اهمیت بالایی برخوردار است . مکانی که در بهینه ترین موقعیت از جهت دسترسی به تامین کنندگان مواد اولیه و نیز بازارهای هدف بوده و کوتاه ترین فاصله را با راه های مواسلاتی جاده ای و ریلی برای کاهش هزینه های حمل و نقل داشته باشد. اگر هم به راه دریایی دسترسی داشته باشد که فوق العاده خواهد بود.
در کسب و کارهای فولادی ، دقت در انتخاب اولیه مکان استقرار، بشدت بر کاهش هزینه های جاری و آتی ، تاثیر بسزایی خواهد داشت.از دیگر ملاحظات مهم در زمان راه اندازی ، دسترسی مناسب به منابع انرژی برای این گونه صنایع است.
سوال: برای کاهش هزینه های انرژی در زمان راه اندازی چه باید کرد و آیا نکته دیگری هم در مقطع راه اندازی حائز اهمیت است؟
رسول دانیال زاده : بحث تامین کافی و بموقع و البته ارزانتر حامل های انرژی همچون برق و گاز و آب در زمان راه اندازی از اهمیت بالایی برخوردار است. عدم توجه به دسترسی سهل و نزدیک به شبکه های برق و گاز و منابع آبی فراوان ، ممکن اجرای اینگونه طرحها را با هزینه های زیادی که صرف احداث زیرساختهای تامین حاملها میشود ، مواجه کند. عدم توجه به این امر، علاوه بر بالا رفتن حجم سرمایه گذاری های اولیه ، منجر به تحمیل هزینه های نگهداشت زیادی نیز در آینده خواهد شد .
از دیگر نکاتی که باید در ابتدای راه اندازی مجموعه های صنعتی بدان توجه شود ، بحث چیدمان تجهیزات و ایستگاه های کاری داخل این کارخانجات است . نحوه تعامل این بخش ها با یکدیگر و روشهای بهینه در ارائه خدمات پشتیبانی فنی سریع، مسیرهای ورود مواد اولیه و شیوه انبارش آنها و چرخه محصول از خط تولید تا انبارها و خروج از کارخانه هم جزو عوامل تاثیر گذار در این مبحث است و باید بنحوی طراحی و پیاده سازی شود که کاهنده هزینه ها باشد. به همین دلیل است که فرآیند مدیریت بر هزینه ها ، از همان ابتدای فعالیت پروژه های صنعتی شروع شده و باید بدان توجه ویژه داشت . تا اینجای کار تمهید مقدمات بود اما بحث کنترل هزینه ها میبایست حین بهره برداری هم کارایی و پویایی خود را حفظ کند .
سوال: با توجه به صورتهای مالی چگونه میتوان کاهش هزینه های تولید و فروش در صنعت فولاد را انجام داد ؟
رسول دانیال زاده: اصولاً در صورتهای مالی اینچنین تفکیکی که شما در سوالتان مطرح کردید وجود ندارد.هزینه ها در صورتهای مالی،عمدتاً به دو بخش هزینه های عملیاتی و هزینه های غیرعملیاتی تفکیک میشوند.هزینه های عملیاتی ناظر بر آن بخش از هزینه هاست که بطور مستقیم مرتبط با فرآیند تولید است و هزینه های غیرعملیاتی هم مربوط به سایر امور است.یکی از شاخص های مهم که سنجه ایی مناسب برای رصد عملکرد هزینه ها در مجموعه های تولیدی است بحث بهای تمام شده است.
این مؤلفه یکی از ابزارهای جدّی در رقابت پذیری محصولات در بازار است،بطوریکه هرچه میزان آن در مقایسه با رقبا پایینتر باشد،قدرت مانور بیشتری به تولیدکننده برای کسب سهم بازار بزرگتر و جذب مشتریان بیشتر را میدهد. امّا چون سوالتان ناظر بر چگونگی کاهش هزینه های تولید و فروش است سعی میکنم ضمن ذکر مصادیقی از هزینه های این دو بخش،راه کارهایی را هم حسب تجربه،برای کاهش آنها بیان کنم.
سوال: باتوجه به این نکته،لطفاً ابتدا به روشهای کاهش هزینه های تولید بپردازید.
رسول دانیال زاده: پس از بهره برداری از یک مجموعه فولادی،سرفصل های هزینه ایی زیادی برای تولید وجود دارد که نیازمند سرمایه در گردش مکفی است.بخش عمده ای از این سرمایه در گردش،صرف تامین مواد اولیه میشود تا حدی که این سهم،در اکثر کارخانجات فولادی به بالای90 درصد هم میرسد.پس بیشترین تاثیر در نرخ بهای تمام شده در صنایع فولادی متاثر از نرخ مواد اولیه است.لذا عدم تامین کافی و بموقع مواد اولیه با نرخ مناسب و در حد ظرفیتهای احداثی،موجب تحمیل بزرگترین هزینه ها به اینگونه مجموعه های تولیدی است.
بعبارتی تولید با ظرفیت خالی و یا تولید با مواد اولیه گران،هزینه ها را بشدت افزایش میدهد.علاوه بر چالش تامین مواد اولیه،فاکتور های دیگری همچون بهای حاملهای انرژی،میزان حقوق و دستمزد،هزینه های تعمیرات و هزینه های مالی هم،در تعیین نرخ بهای تمام شده دخیل هستند.با این حال میتوان گفت که اصلی ترین اقدامات برای کاهش هزینه ها در یک مجموعه فولادی،تامین کافی و بموقع مواد اولیه به قیمت مناسب و رقابتی،در کنار بهینه سازی مصرف حاملهای انرژیست.
از طرف دیگر علیرغم اینکه عمده عوامل تعیین کننده بهای تمام شده،خارج از اختیار و کنترل تولیدکننده است ولی هزینه های تولید محدود به این موارد نمیشود و با اتخاذ روشهای مختلف میتوان نسبت به کاهش سطح عمومی آنها اقدام کرد.
سوال: بجز ملاحظات مرتبط با هزینه های مواد اولیه و انرژی،رعایت چه نکات دیگری منجر به کاهش هزینه های تولید خواهد شد؟
رسول دانیال زاده: علاوه بر موارد فوق،سلسه اقدامات دیگری هم همچون:بهبود مستمر فرآیند تولید،دقت در برنامه ریزی ها و اعمال دقیق زمانبندی ها، بازیافت انرژی،مهار و کاهش برق راکتیو،بهین یابی میکس محصولات تولیدی،رصد و تحلیل منظم و دقیق توقفات برای کاهش حداکثری آنها،توجه به امر تحقیق و توسعه در همه وجوه،بهره گیری از تکنولوژی های جدید برای افزایش کمّی و کیفی محصولات،نگهداری بهینه تجهیزات از طریق برنامه ریزی دقیق تعمیرات،بکارگیری شیوه های روز دنیا برای نگهداشت تجهیزات(Accet Mangment)،تعیین شاخصهای دقیق مصرف کالاها و اقلام مهم و پیگیری سیستماتیک برای کشف چرایی افزایش مصارف و چگونگی حفظ مصارف در محدوده شاخصهای تعریف شده،خلاقیت و نوآوری در شیوه های تولید و پشتیبانی از تولید،افزایش توانمندی در تولید قطعات ضروری خطوط تولیدی،تقویت تدارک و تامین سریع و ارزان قطعات یدکی و کالاهای مصرفی از طریق تقویت بانک اطلاعاتی تامین کنندگان و تعامل سازنده با آنان،آموزش مستمر و ارتقا مهارتهای تخصصی چند وجهی کارکنان،تمرکز گرایی در خدمات پشتیبانی،بازنگری در سازماندهی و ساماندهی امور،چابک سازی سازمان،تسهیل بروکراسی درون سازمانی،افزایش انگیزه های شخصی کارکنان و کرامت انسانی بمنظور افزایش کارایی،بازنگری و اصلاح فرآیندها برای افزایش اثربخشی،افزایش بهره وری، برنامه ریزی دقیق برای کاهش حوادث کار،بهبود محیط کار از طریق کنترل انواع آلاینده ها،توجه به سلامت کارکنان،جلوگیری از آلودگی های زیست محیطی،بهره گیری حداکثری از زیرساختهای سخت افزاری و نرم افزاری و دیگر اقدامات که همگی میتواند منجر به کاهش هزینه های جاری و جلوگیری از هزینه های بزرگتر در جریان تولید و بهره برداری گردد.
سوال: برای کاهش هزینه های فروش چه راه کارهای مناسبی وجود دارد؟
رسول دانیال زاده: برای کاهش هزینه های فروش باید عرض کنم؛دلیل اصلی این نوع هزینه ها،عمدتاً جذب مشتری و کسب سهم بازار است.جذب حداکثری مشتری و سهم بیشتر بازار نیز،نیازمند تسلط به روشهای مدیریتی مختلفی است که میزان موفقیت آنها هم تابع مجموعه اقدامات و استراتژیهای خاصی است که به کمک مهندسی فروش انجام میشود.
اقداماتی همچون؛معرفی محصولات و ویژگیها و خواص آنها،معرفی کاربرد محصولات،معرفی استاندارها و گواهینامه ها،معرفی توانمندی های شرکت و نوع خدمات ارائه شده به مشتریان،ارائه قیمتها و تخفیفات و یا ارائه امتیازات ویژه برای مشتریان،شناخت بازار،برندینگ،تبلیغات و بازاریابی،مدیریت ارتباط با مشتریان و یا بکارگیری استراتژیهای نفوذ در بازار و استراژیهای توسعه بازار،که همگی در راستای این هدف بکار گرفته میشود.
نکته قابل توجه اینست که به هر حال هر یک از این اقدامات میبایست ما به ازاء قابل قبولی داشته باشد.به نظرم اصلی ترین نکته در کاهش هزینه های فروش هر کسب و کاری،توجه به میزان اثربخشی فرآیندهای مهندسی فروش آن است.رصد دقیق این شاخص به هدفمندی این اقدامات کمک کرده و ازصرف هزینه های غیرضرور و غیراثربخش جلوگیری کرده و در نهایت منجر به هزینه کرد حداقلی با بیشترین اثربخشی خواهد شد.فرقی هم ندارد که سازمان فروش برای نیل به هدف اصلی خود از چه روشی استفاده میکند،مهم انتخاب اثربخش ترین روش است.
یکی دیگر از ابزارهای مناسب برای بهبود کارایی واحدهای فروش،توجه به شاخصِ نرخ بازگشت مشتریان یا Return Rate است.اینکه در فروشهای تکرار شونده،علت خرید مجدد یک مشتری چه هست و چرا دیگری رغبتی به خرید مجدد ندارد،بسیار مهم است و به شناخت نقاط قوت و ضعف مجموعه کمک شایانی میکند که قطعاً بررسی دلایل و نتایج آن،منجر به بهبود عملکردی در همه وجوه کار شده و البته در کاهش هزینه های فروش هم تاثیر میگذارد.